График документооборота
График документооборота ― схема движения первичных документов на предприятии от момента их создания до момента передачи на хранение.
Определение
Согласно российскому законодательству график документооборота ― это схема создания первичных учётных документов, порядок и сроки передачи их для отражения в бухгалтерском учёте. Движение первичных документов в организации должно происходить в соответствии с графиком документооборота[1].
Задачи графика документооборота
График документооборота должен[2]:
- устанавливать на предприятии рациональный документооборот, предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждым первичным документом, определять минимальный срок его нахождения в подразделении;
- способствовать улучшению учётной работы на предприятии, усилению контрольных функций бухгалтерского учёта, повышению уровня автоматизации учётных работ.
График документооборота[3]:
- в управлении предприятием позволяет сократить трудозатраты на обработку документов на предприятии за счет:
- ― повышения ответственности исполнителей за соблюдение сроков составления и обработки документов;
- ― выявления и исключения из документооборота неиспользуемых (излишних) документов (особенно это касается сводных документов и регистров бухгалтерского учета);
- ― своевременного получения информации для нужд управления.
- является организационным регламентом, обеспечивающим создание стройности системы организации бухгалтерского учета на предприятии;
- является средством обслуживания рабочего места, обеспечивая:
- ― ритмичность работы работников учета на каждом рабочем месте и службы в целом;
- ― выполнение работ в соответствии с планом индивидуального распределения обязанностей, то есть каждый работник учета выполняет работу, соответствующую его должностным обязанностям;
- ― выполнение работ, установленных планом распределения обязанностей;
- ― выполнение работ в течение установленной продолжительности рабочего дня.
- является средством повышения качества работы службы бухгалтерского учета и финансовой деятельности, обеспечивая:
- ― своевременное составление и представление бухгалтерской и статистической отчетности в установленные адреса;
- ― своевременное получение учетной информации для оперативного руководства организации.
Форма графика документооборота
График документооборота может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ[2].
Требования к графику документооборота, ранее установленные «Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете», утвержденным Минфином СССР от 29.07.83 № 105, отменены с 1 января 2022 года[4].
Согласно ФСБУ 27, документооборот в бухгалтерском учёте организуется руководителем экономического субъекта[5].
Структура графика документооборота
Согласно российскому законодательству, при формировании учётной политики организации утверждаются правила документооборота и технология обработки учетной информации[6], в том числе порядок и сроки передачи первичных учетных документов для отражения в бухгалтерском учете в соответствии с утвержденным графиком документооборота и (или) порядком взаимодействия структурных подразделений и (или) лиц, ответственных за оформление фактов хозяйственной жизни, по предоставлению первичных учетных документов для ведения бухгалтерского учета[7].
При этом график документооборота целесообразно выделить в отдельный документ и утвердить в качестве приложения к учетной политике организации для целей бухгалтерского учета[3].
График документооборота может содержать следующие разделы[8]:
- порядок создания документа (количество экземпляров; ответственный за выписку; ответственный за оформление; ответственный за исполнение; срок исполнения);
- порядок проверки документа (ответственный за проверку; кто представляет на проверку; порядок представления; срок представления);
- порядок обработки документа (исполнитель; срок исполнения);
- порядок передачи документа в архив (исполнитель; срок передачи).
График документооборота включает в себя: перечень работ по созданию, проверке и обработке каждого из первичных документов, журналов, книг учета, сводных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности головной организации, обособленных структурных подразделений и организации в целом; ответственных за это подразделений (сотрудников) с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения этих работ[3].
См. также
Источники
- ↑ п.15//Приказ Минфина России от 29.07.1998 N 34н (ред. от 11.04.2018) "Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации"
- ↑ 2,0 2,1 График документооборота//Бизнес. Толковый словарь. Англо-русский : Originally published by Oxford university press : Свыше 4000 понятий / Общ. ред.: д. э. н. Осадчая И. М. ― М.:ИНФРА-М, 1998. ― 759 с. ― ISBN 586225-790-X
- ↑ 3,0 3,1 3,2 2.5. Примерный график документооборота//"Методические рекомендации по разработке учетной политики в сельскохозяйственных организациях" (утв. Минсельхозом РФ 16.05.2005)
- ↑ п.14//Приказ Минфина России от 30.04.2020 N 184 "О признании недействующими на территории Российской Федерации и утратившими силу актов Министерства финансов СССР и Министерства финансов РСФСР, а также писем и инструкций, изданных центральными органами государственного управления Министерства финансов СССР и Министерства финансов РСФСР"
- ↑ п.28//Приказ Минфина России от 16.04.2021 N 62н (ред. от 23.12.2021) "Об утверждении Федерального стандарта бухгалтерского учета ФСБУ 27/2021 "Документы и документооборот в бухгалтерском учете"
- ↑ п.4//Приказ Минфина России от 06.10.2008 N 106н (ред. от 07.02.2020) "Об утверждении положений по бухгалтерскому учету" (вместе с "Положением по бухгалтерскому учету "Учетная политика организации" (ПБУ 1/2008)", "Положением по бухгалтерскому учету "Изменения оценочных значений" (ПБУ 21/2008)")
- ↑ п.9//Приказ Минфина России от 30.12.2017 N 274н (ред. от 30.09.2021) "Об утверждении федерального стандарта бухгалтерского учета для организаций государственного сектора "Учетная политика, оценочные значения и ошибки"
- ↑ Климова М. А. Бухгалтерское дело ― М.: Инфра-М, 2008 ― 208 с. ― ISBN 978-5-16-001914-7